Generally, up until the last date to drop a course without receiving a grade, students may remove themselves from courses they do not plan to complete using the University online enrolment system. Deadline dates associated with the term of the course may be found on the Important Dates page of the Office of the University Registrar.
After the deadline to drop a course without academic penalty has passed a student may drop course(s) in which they are enrolled up until the final day of classes for that term. These drops are subject to the Senate Policy on Withdrawn from Course (W) Option.
In the period between the last day to drop a course without receiving a grade and the final day of classes in a term, undergraduate students are permitted to withdraw from a course with the condition that the course enrolment remains on a student's transcript, denoted by a "W" in the University's records and on the student's transcript as the grade decision. No credit value will be retained for the course and no value will be included in the calculation of a student's grade point average (GPA). No refund of tuition fees shall be provided for courses dropped though the late drop option. Courses with this decision recorded will not be considered an attempt in the context of the Senate Policy on Repeating Passed or Failed Courses for Academic Credit.
The late drop option of the Withdrawn from Course Policy does not apply for the following:
If a student uses the late drop option three times they will be contacted about setting up an advising appointment to discuss the issues leading to their growing use of the course withdrawal option.
Students may not withdraw from any course(s) in which a charge of academic dishonesty is being considered against them or in which they have been found guilty of academic dishonesty. Students who are found innocent of a charge of academic dishonesty may continue in the course and may request that someone other than the instructor grade their work. Alternatively students who are found innocent of a charge of academic dishonesty may withdraw from the course(s) in question without academic penalty by informing the Faculty Dean's Office in writing.
Beyond the above two dates, students may file a petition for late withdrawal from a course. Withdrawn from Course (W) may be granted by a committee in response to that petition. In such cases the course(s) in question remains on a student's transcript, denoted by a "W" on the student's transcript as the grade decision. As with courses dropped in this manner by the student, once a petition committee grants this decision, the course will not count towards credit values earned or the grade point average and, it shall not be considered an attempt in the context of the Senate Policy on Repeating Passed or Failed Courses for Academic Credit. Students may not petition for removal of a W on their transcript.
Students who experience severe and prolonged hardship may petition their Faculty for the full removal of a course from their transcript. These hardships include critical illnesses or overwhelming life circumstances which prevented a student from continuing their participation in a course beyond the withdrawal deadline. Students must present clear documentation of these hardships.
You are considered officially withdrawn from the academic term or session and from the University after you drop your last course via the registration and enrolment system. Your official student record at the University is then annotated to indicate that you have formally discontinued your studies in a given program and academic term or session.
Discontinuation of studies/non-attendance of courses does not constitute official withdrawal for purposes of regulations and fee adjustments.
Ignorance of the regulations or proof of other activity does not constitute grounds for retroactive withdrawal.
In the case of withdrawal, Student Financial Services will use the date of notification or the date you dropped your courses to compute the amount of fees owing or to be refunded.
Normally, students who withdraw from a term or session and who wish to attend a subsequent session may request reactivation through the Registrar's Office. Students who attend another institution without first obtaining a letter of permission, must reapply for admission and supply supporting documentation where necessary. Students who withdraw from their first session at York without having completed any courses, may request reactivation within one academic year. If longer, a student is required to reapply for admission.
Refunds for withdrawal will be based on the University Refund Table, which is available on the Student Financial Services website (sfs.yorku.ca/refunds/tables).
Note: students may not withdraw from any course(s) in which a charge of academic dishonesty is being considered against them or in which they have been found guilty of academic dishonesty. Students who are found innocent of a charge of academic dishonesty may continue in the course and may request that someone other than the instructor grade their work. Alternatively students who are found innocent of a charge of academic dishonesty may withdraw from the course(s) in question without academic penalty by informing the Faculty Dean's Office in writing.
Habituellement, jusqu'à la dernière date d'abandon de cours sans recevoir de note, les étudiants peuvent abandonner les cours qu'ils n'ont pas l'intention de terminer à l'aide du système d'inscription en ligne de l'Université. Les dates limites associées à la session du cours visé se trouvent à la page Important Dates du registraire de l'Université.
Après l'échéance de la date limite pour abandonner un cours sans sanction scolaire, les étudiants peuvent abandonner un ou plusieurs cours auxquels ils sont inscrits jusqu'au dernier jour de classe de la session. Ces abandons sont assujettis à la politique du Sénat Politique et lignes directrices sur le retrait d'un cours (W).
Pendant la période entre le dernier jour où il est permis d'abandonner un cours sans obtenir de note et le dernier jour des cours pendant une session, les étudiants de premier cycle peuvent se retirer d'un cours à la condition que l'inscription au cours reste sur le relevé de notes de l'étudiant, désigné par un « W » dans les dossiers de l'Université et comme décision relative au grade sur le relevé de notes de l'étudiant. Aucun crédit ne sera conservé pour le cours et aucun crédit ne sera inclus dans le calcul de la moyenne pondérée cumulative (MPG) de l'étudiant. Aucune demande de suppression de la mention W ne sera permise et les frais de scolarité pour les cours abandonnés dans le cadre de l'option de retrait tardif ne seront pas remboursés. Les cours pour lesquels cette décision a été consignée ne seront pas considérés comme une tentative dans le contexte de la Politique du Sénat universitaire sur la reprise de cours réussis ou échoués pour obtenir des crédits universitaires. L'option d'abandon tardif dans le cadre de la politique sur le retrait d'un cours ne s'applique pas aux situations suivantes :
On communiquera avec les étudiants qui utilisent l'option d'abandon tardif trois fois pour fixer un rendez-vous avec un conseiller pédagogique afin de discuter des circonstances entourant leur utilisation croissante de l'option d'abandon de cours.
Les étudiants ne peuvent pas abandonner un cours à l'égard duquel pèse contre eux une accusation d'atteinte à l'honneur universitaire ou pour lequel ils ont été accusés d'un tel délit. Les étudiants qui sont reconnus innocents d'une accusation de ce type portée contre eux peuvent continuer de suivre le cours et demander qu'un autre instructeur évalue leur travail. Ils peuvent aussi abandonner le cours en question sans subir de sanction universitaire en informant par écrit le bureau du doyen de leur intention.
Après les deux dates susmentionnées, les étudiants peuvent soumettre une demande de retrait tardif d'un cours. Le retrait d'un cours peut être accordé par un comité en réponse à la demande. Dans ce cas, le ou les cours en question restent sur le relevé de notes des étudiants et la lettre « W » (withdrawal) apparaîtra comme décision de note. Pour les cours abandonnés de cette manière par les étudiants, une fois qu'un comité a accepté la demande, le cours ne comptera pas vers les crédits gagnés ou la note moyenne et il sera considéré comme une tentative dans le contexte de la politique du Sénat sur la reprise de cours réussis ou échoués pour obtenir des crédits universitaires. Les étudiants ne peuvent pas demander le retrait d'un W sur leur relevé de notes.
Les étudiants qui éprouvent des difficultés importantes et prolongées peuvent demander à leur faculté le retrait entier d'un cours sur leur relevé de notes. Ces difficultés incluent une maladie grave ou des circonstances personnelles accablantes qui empêchent un étudiant de continuer d'assister à un cours après la date limite d'abandon. Les étudiants doivent fournir des documents clairs expliquant leurs difficultés.
On considère qu'un étudiant a abandonné la session à partir du moment où il a abandonné son dernier cours par le biais du système d'inscription. Son dossier indique alors qu'il a officiellement abandonné ses études durant le trimestre ou la session.
Pour les règlements universitaires et les remboursements de frais d'inscription, le fait d'arrêter ses études et de venir néanmoins aux cours ne constitue pas un abandon officiel.
Le fait d'ignorer ce règlement ou la preuve apportée d'une autre activité ne constitue pas un argument permettant d'obtenir un abandon rétroactif.
En cas d'abandon, le Services financiers étudiants utilise la date à laquelle il a reçu avis de l'abandon de la session ou au cours comme date officielle pour calculer les frais qui demeurent dus ou à rembourser.
Normalement, les étudiants qui ont abandonné une session et qui désirent s'inscrire à une session ultérieure peuvent demander que leur dossier soit réactivé en s'adressant au Bureau du registraire. Les étudiants qui suivent des cours dans un autre établissement sans premièrement avoir obtenu de lettre de permission doivent demander leur réadmission et fournir les documents nécessaires. Les étudiants qui abandonnent durant leur première session à York sans avoir terminé aucun cours, peuvent demander la réactivation de leur dossier seulement dans l'année qui suit leur inscription initiale. S'ils attendent plus longtemps, ils devront demander une nouvelle admission.
Tous les renseignements sur le remboursement des droits sont indiqués dans la table de remboursement que l'on peut consulter dans l'horaire des cours de premier cycle et sur le site Services financiers étudiants (sfs.yorku.ca/refunds/tables).
Remarque : Un étudiant ne peut abandonner un cours dans lequel pèse contre lui une accusation d'atteinte à l'honneur universitaire ou dans lequel il a été accusé d'un tel délit. Si l'étudiant est reconnu innocent d'une accusation de ce type portée contre lui, il peut alors continuer de suivre le cours et demander qu'un autre enseignant évalue son travail. Il peut aussi abandonner le cours en question sans subir de sanction universitaire. Il doit alors informer de son intention, par écrit, le bureau du doyen.
